A koronavírus-járvány miatt elrendelt védelmi intézkedések célja a közigazgatásban az volt, hogy minimálisra csökkenjen a személyes kontaktus.
Ennek keretében november óta lehetséges ugyan a személyes ügyintézés az adóhatóságnál, ám kizárólag előzetes időpontfoglalással. A gazdálkodó szervezetek legtöbbjénél természetesen már elvárt az, hogy az adóbevallással, -befizetéssel, netán változásbejelentéssel kapcsolatos ügyeiket elektronikusan intézzék, ám így is előfordulhat olyan eset, amelyre nincsen megfelelő adatlap. Ebben az esetben sem feltétlenül van szükség időpontfoglalásra, majd személyes látogatásra, igénybe vehető az E-papír szolgáltatás.
E-papír szolgáltatás
Az epapir.gov.hu oldalon, természetesen ügyfélkapus regisztráció után elérhető szolgáltatás leginkább a levelezőrendszerekre emlékeztet, ám már a feladó azonosítása is jóval kiterjedtebb az egyszerű címnél: az ügyet intéző nevén, születési helyén-idején, illetve anyja nevén túl legördülő menüben érhetőek el a témák és az ügycsoportok, sőt, egy rubrikában egy már korábban elindított ügy hivatkozási száma is beírható a levél szövege előtt. Fontos, hogy pontosan adjuk meg az illetékes hivatal nevét, ellenkező esetben az ügy elkallódhat.
A levélhez csatolmányok is feltölthetők, amelyeket hitelesíteni lehet, ennél is fontosabb azonban, hogy mivel maga az üzenetküldő alkalmazás is hitelesített, hivatalos levélről van szó. A levél elküldése után a rendszer egy visszaigazolást is küld, ezt nem árt elmenteni a későbbi hivatalos ügyintézés érdekében. A visszaigazolással érkezik egy letölthető pdf-fájl is, amely a beküldött levél hiteles elektronikus példányát tartalmazza.
Az E-papír nem csak a NAV-val történő kapcsolattartásnál lehet hasznos, a legördülő menüben több csatlakozott hivatal megtalálható. Így például álláskeresési járadékkal, családtámogatással, önkormányzati ügyekkel kapcsolatban lehet ügyeket intézni a felületen. Az adóhatóság esetében például adóügyekkel kapcsolatos leveleinket, kérelmeinket lehet itt benyújtani, de például az adószámlával kapcsolatban is észrevételeket lehet tenni e-papíron.
Az alkalmazás díjmentesen használható, ám előfordulhat, hogy az adott ügyintézés esetében illetéket kell fizetni. Ezt az eljárás megindítását megelőzően kell már teljesíteni, például az elektronikus fizetési és elszámolási rendszeren (EFER) keresztül – például bankkártyás fizetéssel vagy banki átutalással az illetékes hatóság illetékbevételi számlájára.
Dokumentumok hitelesítése
Az ügyfélkapun keresztül lehetőség van dokumentumok hitelesítésére is. A niszavdh.gov.hu oldalon elérhető szolgáltatás lényege az, hogy azzal általunk kiválasztott fájlokat (elektronikus) aláírással láthatunk el későbbi (elektronikus) ügyintézés érdekében. A szolgáltatás néhány lépésben hitelesít: először feltöltjük azt a (legfeljebb 20 megabyte méretű) fájlt, amelyet hitelesíttetni akarunk, a szolgáltatási feltételek elfogadása után elküldjük az AVDH (Azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés) rendszernek, majd bejelentkezünk például ügyfélkapus azonosítónkkal. Ha sikeres a bejelentkezés, a rendszer hiteles pecsétet „nyom” a dokumentumra, amely ezek után letölthető, vagy e-mailben kérhető az elérési internetes címe. Utóbbi szolgáltatás esetében azonban fontos korlát, hogy azt csak magánszemélyek vehetik igénybe, a hitelesítés ugyanis nem felel meg a cégszerű aláírás kívánalmainak. Ha egy társaságnak ez utóbbira van szüksége, az elektronikus aláíró tanúsítványt vásárolhat valamilyen ezzel foglalkozó szolgáltatótól, egy ilyen minősített elektronikus aláírás azonos joghatással bír, mint a saját kezű szignó. Erre azonban nem feltétlenül van szükség: ha a cégjegyzésnél egyértelműen jelölik, a cég nevében mely személy jár el, és a cég képviselője az elektronikus aláírásával is jegyezte a dokumentumot, az elegendő hitelesítésnek minősül.
