Van a NAV internetes oldalán egy menüpont, amelyet jó eséllyel mindenki ismer, aki gépjárművet használ: ez az adott időszakban alkalmazott üzemanyagárakról szóló ismertető, amely 2021-ben itt érhető el.
Az adóhatóság által alkalmazott, az adott hónapra meghatározott üzemanyagár abban segít, hogy az szja-törvény alá tartozó magánszemélyek ezen az árszinten igazolt számla nélkül is elszámolhatják üzemanyagköltségüket. Az elszámolás természetesen ennél bonyolultabb rendszer, amely több dologtól függ: például az utazás céljától, vagy attól, ki milyen jogcímen használ egy járművet.
Magánszemélyek számára üzleti utak költségét lehet elszámolni.
A bejárást leszámítva ebbe a kategóriába tartoznak azok az utazások, amelyeket egy magánszemély munkája ellátása keretében tesz meg. Ennek elismert költségei vannak, amelyekbe nem csak az üzemanyag tartozik bele, hanem a fenntartási, javítási, felújítási költségek egyaránt. Nem üzemeltetési költség azonban az úthasználati díj vagy a parkolás, és a garázsbérlet sem tartozik ebbe a körbe. Az üzemanyagköltség meghatározásánál nem csak az ár az irányadó, hanem a fogyasztási normák is, amelyet egy 2010-es, a NAV oldalán szintén elérhető rendelet határoz meg. Más a norma egy benzinüzemű vagy egy hibrid autó esetében, de a motor hengerűrtartalma is meghatározhatja az elszámolás összegét. Az elszámolásnál lehet választani a két norma között, ezt negyedévente lehet váltani – vagyis egyszerre csak az egyik alkalmazható. Ugyancsak negyedévente kell dönteni arról, hogy a NAV által meghatározott árat alkalmazza valaki, vagy számlával igazolja az üzemanyagköltséget.
Nem csak a vállalkozás tulajdonában (vagy általa lízingelt) gépjármű költségeit lehet elszámolni.
Hanem a magánszemély költségeit is, ebben az esetben útnyilvántartást vagy kiküldetési rendelvényt kell kiállítani. Az útnyilvántartás alapján megállapított költségre kapott térítés adóköteles bevétel – cégautóadót kell fizetni utána –, ez az adóalap költségekkel csökkenthető. Erre két módszer létezik: kilométerenként 15 forintos norma, vagy üzemanyagköltség – a már említett módok valamelyikén, tehát vagy számlával igazolva, vagy a NAV havi ára szerint. (Áfás elszámolás esetén csak számlával igazolva lehetséges.) A számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség nem lehet több mint az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség. A számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek is elszámolhatók, de csak a hivatali célú használat arányában. Ezt az arányt határozza meg az útnyilvántartás, amelyben többek között a jármű típusát, üzemanyagnormáját, a kilométeróra állását, az utazások időpontját és célját is fel kell tüntetni.
A kiküldetési rendelvény kedvezőbb megoldás lehet.
Ez nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem például megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony alapján is, és (nem egyéni vállalkozók) önálló tevékenység keretében is alkalmazhatják ezt az elszámolási módot. Alkalmazható akkor is, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri. Ebben az esetben mindaddig adómentes bevételről beszélhetünk, amíg a térítés nem haladja meg az igazolás szerint elszámolható normát, vagyis a kilométerenkénti 15 forintot és a NAV által meghatározott üzemanyagárat. Ha viszont ezt meghaladja a térítés, akkor a teljes költség adóköteles bevétel.
Ha a jármű nem a magánszemély saját tulajdonában van, hanem kizárólag üzemi célra használt céges autó, akkor az „útiköltségen” túl elszámolható a bérleti vagy lízingdíj, kivéve személygépkocsiknál, illetve számla alapján egyéb költség is, ha az a használó magánszemélyt terheli. Ebben az esetben csak az útnyilvántartás alapján számolhatók el a költségek, a kiküldetési rendelvény nem alkalmazható. Rendelet szabályozza azt is, hogyan számolható el a munkába járás költsége. Ez akkor adható adómentesen, ha az összeg a munkában töltött napokra nem haladja meg a 15 forintos kilométerátalányt a munkahely és a lakhely közötti távolságon. Vagyis ebben az esetben külön üzemanyagköltséget nem lehet még elszámolni. A 15 forint helyett 9 forint jár abban az esetben, ha a bejárás útvonalán nincs közösségi közlekedés, vagy a dolgozó munkarendje miatt azt nem tudja igénybe venni, illetve ha mozgáskorlátozott, vagy tíz év alatti gyereke van, emiatt okoz nehézséget a közösségi közlekedés használata.
Az önálló tevékenységet folytató nem egyéni vállalkozók is elszámolhatnak a használatbavétel évében.
Esetükben ennek összege az éves bevétel 1 százaléka, legfeljebb a jármű értékének fele lehet, személygépkocsi esetében a tíz százaléka lehet. Az elszámolt amortizáció kizárja a 15 forintos kilométerátalány elszámolását. Őstermelők személygépkocsi után nem számolhatnak el értékcsökkenést, a töbi járműnél a beszerzés évében egy összegben költségként elszámolható az adóév utolsó napján a beruházás költsége. Ezen túl a mezőgazdasági őstermelők – függetlenül a személygépkocsik számától – havi 500 kilométer utat számolhatnak el a szokásos átalánnyal.
Hasonló kilométer-elszámolásra van lehetősége az egyéni vállalkozóknak is. Esetükben a tevékenységekhez használt személygépkocsi ára elszámolható, más esetben nincs erre mód. Az üzembe helyezés időpontjában érvényesíthető a bevétel 1 százaléka, de legfeljebb a személygépkocsi beszerzési árának 10 százaléka, átalányamortizáció címén. A társaságok a járművek beszerzési árát a tárgyi eszközökre vonatkozó általános szabályok szerint számolhatja el, a használat elszámolását pedig számlával kell igazolnia.
