2020. július elsejétől a számos technikai fejlesztés után az online számla rendszere változik meg: ettől az időponttól minden belföldi adóalany számára kiállított számlát – függetlenül annak áfatartalmától – regisztrálni kell az adóhatóság oldalán.
Jó hír, hogy szeptember végéig türelmi időt adott a NAV az adózóknak, addig nem szankcionálják, ha ez elmarad, mindenesetre nem árt időben elvégezni a regisztrációt az adózónak, az adózó törvényes képviselőjének, vagy állandó meghatalmazottjának. A regisztráció azoknak nem kötelező, akik belföldi adóalany számára nem állítanak ki számlát (tehát vagy csak külföldinek számláznak, vagy csupán nyugtát bocsátanak ki), a NAV ugyanakkor nekik is ajánlja, elsősorban az ott elérhető szolgáltatások miatt. Azoknak sincs rá szükségük, akik online pénztárgépet üzemeltetnek, hiszen az ott kibocsátott számlák automatikusan kerülnek a hatóság rendszerébe. Ha azonban a pénztárgéppel csak nyugtát tudnak kibocsátani, a számlát más módon oldják meg – például a taxisok –, akkor már ők is a regisztrációs kötelezettség alá esnek.
A regisztrációhoz a NAV Online Számla oldalán először is egy elsődleges azonosítót kell létrehozni.
Az elsődleges felhasználó létrehozhat egy másodlagos felhasználót, amelynek a jogosultságait ő határozza meg. Ez nem feltétlenül szükséges, a szintén létrehozható technikai azonosító viszont legalábbis ajánlott, utóbbinak ugyanis az a jelentősége, hogy a számla kiállításához esetlegesen használt számlázóprogram ezen keresztül tud kommunikálni az adóhatóság szerverérel. A számlázóprogram használata ugyanis nem kötelező, a regisztrálandó számlát továbbra is ki lehet állítani kézzel is. Természetesen nem kényelmes, hiszen ezt követően az adóhatóság által elvárt alapadatokat újra rögzíteni kell, ezúttal a NAV rendszerébe, méghozzá legfeljebb öt nappal a kiállítás után, kivéve, ha az áfa meghaladja az 500 ezer forintot, mert akkor a rá következő nap a határidő.
A NAV is működtet egy online számlázóprogramot.
Ebben – más szolgáltatásokhoz hasonlóan – lehetőség van elektronikus és papír (pdf) számlák kiállítására is, akár kétnyelvű (magyar-német és magyar-angol) változatban. Az Online Számlázó (nem tévesztendő össze az adatközlés számára létrehozott Online Számla oldallal) ezen túl természetesen rendelkezik az adóhatósági adatszolgáltatás funkcióval is. Az adóhatóság nemrégiben elindította az Online Számlázó mobilapplikációját is, ez iOS és Android operációs rendszer alatt futó okostelefonokra is letölthető. A telefonos megoldás különösen azoknak jelenthet segítséget, akik nem egy fix helyen nyújtanak szolgáltatást és állítanak ki számlákat (külföldről is küldhető természetesen számla a rendszerbe). A használatához természetesen előbb az Online Számla oldalon is regisztrálni kell, és szükséges ide is átvezetni a technikai azonosítót, akárcsak egy számlázóprogram esetében. Ezek után egy QR-kóddal lehet összepárosítani a számítógépes felületet a mobilalkalmazással, és használható is az app.
Azt sem árt tudni, hogy ha valaki ezt az alkalmazást szeretné használni, nem kell búcsút mondania egy már korábban használt számlázóprogramnak sem, a NAV nem várja el, hogy valaki egy ilyen szolgáltató mellett tegye le a voksát. Ennek a programnak az előnyeként nevezik meg, hogy minden szolgáltatása ingyenes – azt természetesen ki-ki eldöntheti, hogy egy másik program ingyenes vagy fizetős változatához képest mennyire felel meg az igényeinek a nyújtott szolgáltatás – abban biztos lehet, hogy az akkreditált más programok és a NAV-é is köteles a hatóság által elvárt információkat eljuttatni a rendszerbe. A NAV-féle mobilapplikációnak az ingyenességen túl egy előnye lehet más szolgáltatásokhoz képest: a kimenő és bejövő számlák lekérdezésén túl azt is ellenőrizni lehet – akárcsak a számítógépes felületen –, hogy a beküldött adatszolgáltatás rendben megérkezett-e. Az applikáció ugyanakkor olyan számla kiállítására is alkalmas, amelyről nem kell adatot szolgáltatni. Ilyen elsősorban a közösségen belüli adómentes termékértékesítésről, a belföldön ugyan, de nem adóalany számára címzett számla kiállítása, illetve például a fordított áfa ügyletek bizonylatolására. Ellentétben egyes szolgáltatásokkal, a NAV rendszrében a nem kinyomtatva továbbított számlák mindegyike (így tehát az MMS-ben, Airdropon vagy e-mailben) elektronikusnak minősül, ehhez pedig fokozott biztonságú aláírással látja el a rendszer. Az Online Számla rendszerben további szolgáltatások is elérhetők: például innen is ellenőrizni lehet, hogy egy adószám érvényes, működő vállalkozást takar-e.
