A készpénzforgalom visszaszorítása nevében bizonyos összeg fölött kötelező a banki utalás a vállalkozások számára, ez azonban nem jelenti azt, hogy minden vállalkozásnak előírás lenne vállalkozói, úgynevezett pénzforgalmi számla nyitása.
Azt, hogy pontosan kinek szükséges ez, az Adózás rendjéről szóló törvény határozza meg. A jogszabály XII. fejezete alapján
„a belföldi jogi személynek és az általános forgalmi adó fizetésére kötelezett természetes személynek – ideértve az egyéni vállalkozót is legalább egy belföldi pénzforgalmi számlával kell rendelkeznie.”
Vagyis ez előírás a társas vállalkozások (bt., kft., részvénytársaság, közkereseti társaság) számára, illetve mindenki számára, aki áfa fizetésére kötelezett, akkor is ha magánszemélyről van szó. Katás vagy alanyi adómentes egyéni vállalkozók esetében nincs erre szükség, kivéve természetesen, ha átlépik az adómentes értékhatárt, hiszen azzal együtt, hogy az áfa megfizetésére kötelezetté válnak, pénzforgalmi számlát is nyitniuk kell.
További előírások
A számlanyitásra kötelezetteknél a rendszeres gazdasági tevékenységhez kizárólag a pénzforgalmi számla (számlák) használható(k), az első ilyen számlát ezért az adószám közlésétől számított tizenöt napon meg kell nyitni. A pénzforgalmi számla nyitására kötelezett adózók között egy naptári hónapban legfeljebb (áfával) másfél millió forint összegben lehetséges készpénzfizetés. Ha ezt megsértik a felek, mind a fizető, mind a fizetés jogosultja a készpénzfizetés másfél millió forintot meghaladó részének húsz százalékát köteles mulasztási bírságként kifizetni.
A pénzforgalmi számlával ajánlatos minden céges kifizetést intézni – ez egyben azt is jelenti, hogy amint például a céges kártyával vásárolunk, arról számlát kell kérni, hiszen a könyvelésben azt el kell számolni. Ugyanígy a bevételek is ide kell, hogy érkezzenek, legyen szó egy szolgáltatás/áru ellenértékéről, hitelről, költségvetési támogatásról, netán adó-visszatérítésről.
A pénzforgalmi számla esetében a feltételek nem egyeznek meg a lakossági számlákéval
Így például a havi 150 ezer forintos ingyenes készpénzfelvétel nem vonatkozik ezekre a számlákra (illetve az azokhoz járó kártyákra), és a számlanyitás is bonyolultabb művelet a sokszor már online intézhető lakossági számlához képest. A számlanyitáshoz cégek esetében szükséges az aláírási címpéldány, a társasági szerződés, illetve a cégkivonat, és természetesen a cégjegyzésre jogosult személy – vagy annak meghatalmazottja – tudja azt intézni.
A számla nyitásáról a bank tájékoztatja az adóhatóságot
Ezzel az adózónak nem kell foglalkoznia, ugyanígy a számlaváltásról a NAV is tudomást szerez a pénzintézetektől. A bank nem csak a számla nyitásáról vagy megszüntetéséről köteles a következő hónap 15. napjáig tájékoztatni az adóhatóságot, de arról is, ha a számla száma megváltozik. Annál fontosabb, hogy a vállalkozás erről tájékoztassa partnereit, hiszen egy folyamatban levő utalás elakadhat a változás miatt, de egy rendszeresen teljesített kifizetésnél könnyen a korábbi számlaszámot használhatják.
Ha egy vállalkozó szünetelteti a vállalkozását, nem köteles fenntartani a számláját. Ha megtartja, azt viszont jeleznie kell az adóhatóság felé, hiszen az ott parkoló pénzből származó hozam már nem bevétel, hanem kamatjövedelem, amiről a banknak tájékoztatást kell adnia.
