A munkaidő-nyilvántartás nem csak nagy, de kisebb vállalatok esetében is jelentős energiabefektetést jelent. A munkavállalók jelenléti ívének pontos vezetése, a menedzsment tájékoztatása, illetve az adminisztrációs feladatok munkavállalókra eső része azonban a megfelelő digitális megoldásokkal jóval hatékonyabbá tehető. Manapság a vállalati szféra egyre több területén jelent előrelépést a digitalizáció – miért jelentene ez alól kivételt a munkaidő-nyilvántartás?
Automatizálja a repetitív folyamatokat!
A munkavállalókkal kapcsolatos adminisztráció nem csupán a könyvelésre és a bérszámfejtésre terjed ki, de a napi munkavégzéssel kapcsolatos adatok nyilvántartását is magában foglalja. Mégis tudjuk, hogy számos hazai vállalat vezeti nyomtatott táblázatokban a szükséges munkaügyi nyilvántartást, ami a vállalat három szintjén is lassíthatja a munkát:
- Beosztás tervezők: a jogszabályi kereteknek megfelelően szükséges az összes munkavállaló adminisztrációját vezetni.
- Menedzsment: a vezetőknek átlátható módon, bármikor hozzá kell férniük a munkaidő-gazdálkodással kapcsolatos információkhoz.
- Alkalmazottak: jelenlétüket és szabadságukat is adminisztrálniuk kell.
Könnyen belátható, hogy ahhoz, hogy a fenti három pont folyamatai valóban hatékonyan menjenek végbe, többre van szükség a hagyományos módszereknél. Egy modern, online is egyszerűen elérhető munkaidő-nyilvántartó szoftver segítségével egyszerűbbé tehető a dolgozók teljesítményének és munkaidejének követése.
Ezért érdemes az Abacus Munkaidőt választani
Saját fejlesztésű szoftveres megoldásunk, az Abacus Munkaidő a vállalat minden szintjén egyszerűsíti a munkaügyi nyilvántartással járó feladatokat. A program egy beosztás tervező, egy jelenléti és egy szabadságkezelő felülettel segíti az átláthatóságot, így gyakorlatilag nincs olyan, a beosztottakkal kapcsolatos ügyintézési terület, amelyet a szoftver ne lenne képes lefedni.
- Az Abacus Munkaidő beosztás tervezője többek között munkaidőtervekkel, sablonokkal segíti a munkát, és képes az automatikus műszakpótlék-számításra, valamint kezeli a munkaközi szüneteket is.
- A jelenléti felület a munkavállalók dolgát könnyíti meg, hiszen lehetővé teszi, hogy akár egy okostelefonról lássák el a jelenléti adminisztrációval kapcsolatos kötelezettségeiket. Mivel ez a felület összeköttetésben áll a beléptetőrendszerrel, a jelenléti ív automatikusan kitölthető, de akár a rövidebb napi távollétek vagy a rendkívüli munkaidő is rögzíthető rajta.
- A szabadság nyilvántartó program nem csak egy helyen kezeli az igénylési és elfogadási folyamatot, de értesítést is küld a munkavállalóknak, valamint a szabadságaikkal kapcsolatos kimutatásokkal teszi számukra könnyebbé a szabadnapokkal való okos gazdálkodást.
Integráció az ERP-rendszerekkel
A hatékonyság azonban nem csak a felesleges papírmunka lecserélésével növelhető. Az is éppilyen fontos, hogy egy vállalat ne egymástól teljesen különálló szoftverekkel támogassa folyamatait, de az egyes szoftverek integrálhatók legyenek egymásba. Bár az Abacus egyes moduljai is szorosan kapcsolódnak egymáshoz, egységes rendszerben kezelve az összes szükséges adatot, a szoftver képes a legkülönbözőbb ERP- és HR-rendszerekkel is együttműködni.
És hogy miért is fontos az integráció? A vállalat hatékonyságának kulcsa az egyes információk gyors rögzítése és elérése. A digitális megoldások integrációja lehetővé teszi a központi adatkezelést, ami egy akár több száz főt foglalkoztató és számos különböző szervezeti egységgel rendelkező vállalatnál különösen nagy mértékben segíti a vezetők, középvezetők és beosztottak munkáját, javítja a költséghatékonyságot, valamint az adatok duplikációinak csökkentésével növeli az adatbiztonságot.
