Az ügyfélkapus ügyintézés terjedése nyomán egyre ritkábban csenget a postás azzal, hogy a Nemzeti Adó- és Vámhivataltól hozott levelet. Ez azonban nem jelenti azt, hogy alapjaiban megváltozott volna az adóhatóság kommunikációja az ügyfeleivel: az ügyfélkapus tárhelyre is a korábbi postai küldeményekkel megegyező tartamú levelek érkeznek, ezek kezelése sem változott azzal, hogy papír helyett az ügyfél elektronikus tárhelyében várják, hogy elolvassák őket.
Milyen típusú levelek is érkeznek a NAV-tól? A hatóság különbséget tesz a Határozat, a Végzés, az Idézés, az Értesítés, a Felszólítás, a Tájékoztatás, a Fizetési meghagyás és a Jegyzőkönyv típusú küldemények között. A határozatok a NAV érdemi döntéseit tartalmazzák. Ilyen, ha a hatóság adókötelezettséget állapít meg, kiutalás vagy visszatérítés teljesítéséről vagy elutasításáról értesít, vagy egy fizetési kedvezményre vonatkozó kérelem elbírálásáról. Határozat érkezik a mulasztási bírságról, a vagyontárgyak lefoglalásáról és az adószám törléséről, és a biztosítási jogviszony megállapítását is ilyen módon közli az ügyféllel.
Végzést abban az esetben kaphatunk, ha egy eljárás van folyamatban, az irat ennek egy mozzanatát rögzíti: például ha a hatóság meghosszabbítja az ellenőrzés határidejét, dönt a bizonyítékok előterjesztéséről, szakértőt rendel ki, eljárási bírságot szab ki vagy éppen megszünteti az eljárást. Az idézés a bíróságihoz hasonló felszólítás arra, hogy személyesen – adózóként vagy tanúként – jelenjünk meg az eljárás során.
Jegyzőkönyv egy ellenőrzés során tett megállapításokat, az egyes eljárási cselekményeket összesítő irat. Ilyen érkezhet az ellenőrzés megállapításairól, személyes meghallgatásról, tanú meghallgatásáról, hatósági tanúk igénybevételéről, iratok átadásáról-átvételéről vagy visszaadásáról.
Értesítésben közli a hatóság többek között azt, ha eljárást indít, vagy ezen belül bizonyos cselekmények (például tanú kihallgatása) történnek, de értesítést kapunk akkor is, ha elmulasztjuk az adó- és járulékfizetést vagy a bevallást, netán annak javítását. Ez is jelzi azt, hogy egy ilyen mulasztás esetében a NAV először emlékezteti erre az adózót, eljárás csak azt követően indul, ha ez után sem tesz eleget a kötelezettségének. Az értesítéstől eltér a felszólítás – ez akkor érkezik, ha bevallást kell benyújtani, ha valamilyen iratot kell bemutatni a hatóság felé, esetleg nyilatkozatot tenni, képviselőként az ehhez való jogosultságot igazolni. Fizetési meghagyás pedig abban az esetben érkezik, ha illetékfizetési kötelezettségünk van.
Az utolsó kategória a tájékoztatás, ez az adózó jogainak gyakorlását segítő információkat tartalmazza. Például tájékoztatást küld a NAV az adószámla egyenlegéről, arról, ha kockázatos adózóval vagyunk üzleti kapcsolatban, vagy bejelentés nélkül, netán nem valós adatokkal foglalkoztatnak. Tájékoztatás érkezik akkor is, ha közérdekű bejelentésünket kivizsgálták.
A NAV egyébként 2019 óta úgynevezett ügykatalógust is alkalmaz, ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a levél megnevezése tartalmazza a dokumentum típusát és néhány szavas leírását is, a levelek pedig e szerint kategorizálhatók.
A levelet természetesen az veheti át, aki képviselheti az adózót, ha ezt nem teszi meg, ismételten elküldi a NAV, ezt követően automatikusan kézbesítettnek tekinti a hatóság. Ennek az egyes ügyeknél mérvadó határidők miatt lehet jelentősége, ezért nem árt ellátogatni a tárhelyre, ha a küldeményről e-mail érkezik.
Mi a teendő, ha a levéllel kapcsolatban kérdésünk merül fel?
A speciális ügyeknél a levél felső részében, az ügyirat száma mellett egy ügyintéző elérhetőségeit is feltüntetik, a NAV ilyen esetben azt ajánlja, keressük közvetlenül ezt a munkatársat. Egyéb esetben a NAV honlapján is küldhetünk elektronikus levelet, méghozzá itt általános, vagy nem egy konkrét ügyet érintő kérdéssel kapcsolatban lehet információt kérni, akárcsak a NAV Infóvonalán telefonon, ez belföldről az 1819, külföldről a +36 (1) 250-9500 hívószámon érhető el. Konkrét, adótitkot érintő ügyben is kérhetünk tájékoztatást telefonon, ehhez azonban szükségünk lesz a NAV Ügyfél-tájékoztató és Ügyintéző rendszerén (ÜCC) keresztül kibocsátott PIN-kódra. Ez az Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazásban, természetesen ügyfélkapus azonosítás után érhető el, ennek módjáról szintén a NAV internetes oldalán találunk tájékoztatást. Ezekben az ügyekben belföldről a +36 80 20-21-22, külföldről a +36 (1) 441-9600 telefonszámot kell hívni.
